E-Rechnungspflicht ab 2025: Das müssen Unternehmer wissen | Taucha kompakt

Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes wurde 2023 die E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich beschlossen. Ab Januar des kommenden Jahres tritt diese nun in Kraft. Wir erklären, wie sich die E-Rechnung von herkömmlichen Rechnungen unterscheidet, was der Gesetzgeber vorsieht und wie die neuen Vorgaben in der Praxis umgesetzt werden.

In einigen EU-Ländern gehören E-Rechnungen bereits zum Standard im Geschäftsverkehr. Ab Januar 2025 zieht Deutschland nach, indem es Unternehmen und Selbstständige dazu verpflichtet, im B2B-Bereich E-Rechnungen auszustellen. Diese Maßnahme ist ein Anschub für die Digitalisierung, sorgt für mehr Transparenz und Kontrolle im Zahlungsverkehr und erleichtert die Einführung eines elektronischen Meldesystems für die Umsatzsteuer.

Ab kommendem Januar wird damit zwischen der elektronischen Rechnung – der E-Rechnung – und sonstigen Rechnungen unterschieden. Als elektronische Rechnung zählt jede Rechnung in strukturierten elektronischen Datenformaten, die nach der Normenreihe EN 16931 ausgestellt, übersendet und empfangen wird. Diese Anforderungen werden von der sogenannten XRechnung, die aktuell bereits im Rahmen öffentlicher Aufträge eingesetzt wird, und dem ZUGFeRD-Format erfüllt. Auch andere Formate sind zulässig, solange sie der genannten Norm entsprechen.

E-Rechnungen ermöglichen eine direkte elektronische Verarbeitung. Es genügt also nicht mehr, eine Rechnung auf elektronischem Weg zu versenden, um von einer E-Rechnung zu sprechen. Rechnungen als PDF oder als .docx-Datei fallen nicht unter die E-Rechnungen, sondern unter sonstige Rechnungen.

Kurz gesagt: Von der E-Rechnungspflicht sind alle Unternehmen betroffen, die im Inland im B2B-Bereich agieren. Es spielt dabei keine Rolle, ob ein Unternehmen als Haupt- oder Nebeneinkunftsquelle genutzt wird und auch die Größe des Unternehmens ist nicht relevant. Ein Freelancer muss sich ebenso auf die neue E-Rechnungspflicht einstellen wie der mittelständische Betrieb oder das Großunternehmen.

Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind jedoch Kleinstbetragsrechnungen gemäß § 33 UStDV. Kleinstbetragsrechnungen dürfen weiterhin im Papierformat oder in Form einer anderen sonstigen Rechnung ausgestellt, versendet und empfangen werden. Maßgeblich ist dabei der Gesamtbetrag der Rechnung – dieser darf 250 € nicht übersteigen. Die Ausnahme gilt auch für Fahrausweise nach § 34 UStDV.

Auch Leistungen an private Verbraucher sowie Umsätze, die im B2B-Bereich außerhalb von Deutschland generiert werden, sind von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen.

Grundsätzlich gilt die E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025. Unternehmen, die Rechnungen empfangen, müssen sicherstellen, dass sie ab Januar den Empfang von E-Rechnungen nach den neuen Maßstäben gewährleisten können. Der Gesetzgeber hat allerdings eine Übergangsregelung zugelassen: So dürfen bis Ende 2026 weiterhin sonstige Rechnungen gestellt und versendet werden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.

Für Rechnungsaussteller, die 2026 einen Jahresumsatz von weniger als 800.000 € verzeichnen, gilt eine noch längere Übergangsfrist. Sie dürfen bis Ende 2027 B2B-Umsätze als sonstige Rechnungen übermitteln. Auch hier muss jedoch der Rechnungsempfänger einverstanden sein. Zwingend für Versand und Empfang gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich für alle Unternehmen ab 2028.

Die Pflichtangaben in der E-Rechnung entsprechen denen auf den bislang üblichen Rechnungen und richten sich nach § 14 UStG. Zu den Pflichtangaben in der E-Rechnung gehören:

Wer die Kleinunternehmerregelungen für sich in Anspruch nimmt, weist auch auf der E-Rechnung darauf hin. Hinweise auf weitere steuerliche Besonderheiten werden ebenfalls in der E-Rechnung vermerkt.

Neben den üblichen Pflichtangaben müssen einige Unternehmen weitere Angaben vornehmen. Wer Rechnungen an eine Bundesbehörde oder die Bundesverwaltung ausstellt, benötigt eine Leitweg-Identifikationsnummer und muss seine E-Mail-Adresse, die genauen Zahlungsbedingungen sowie Fälligkeitsdatum, Bankverbindung und gegebenenfalls eine Lieferanten- oder Bestellnummer vermerken.

Sind die E-Rechnungen erst einmal im Unternehmen etabliert, zeigen sich die zahlreichen Vorteile wie weniger manueller Arbeitsaufwand, kürzere Bearbeitungszeiten und gut nachvollziehbare Prozesse. Eine Herausforderung – vorrangig für kleine Unternehmen – kann allerdings der Übergang zur E-Rechnung sein. Unternehmer sollten sich daher rechtzeitig im Detail über die E-Rechnung informieren und die für sie passenden Schritte in die Wege leiten. Sie sollten sich mit ihren Geschäftspartnern rechtzeitig auf ein geeignetes Format einigen, damit ein reibungsloser Übergang bei der Umstellung gewährleistet ist und es nicht zu Problemen zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger kommt. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Anpassung interner Geschäftsprozesse.